Cómo elegir un software de facturación para autónomos
Facturar con una plantilla de Word o una hoja de cálculo funciona al principio, pero a medida que crece tu actividad aparecen los problemas: numeración repetida, IVA mal calculado, facturas que no encuentras cuando las necesitas. Un buen programa de facturación te ahorra tiempo y errores. La clave está en elegir según tu caso, no según lo que más se anuncia.
Qué tiene que hacer un programa de facturación
Antes de mirar precios, comprueba que cumple lo básico:
- Facturas con todos los datos obligatorios: tus datos fiscales y los del cliente, numeración correlativa, fecha, descripción, base, tipo de IVA, retención de IRPF si procede y total.
- Series y numeración automática, sin saltos ni duplicados. Si necesitas facturas rectificativas, que permita crearlas enlazadas a la original.
- IVA e IRPF configurables: distintos tipos de IVA, retenciones y operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo, si las usas.
- Registro de gastos con adjuntos, para que las facturas recibidas queden junto a las emitidas.
- Informes por trimestre con la base y el IVA de lo emitido y lo recibido, que son los datos que necesitas para el modelo 303 y para el modelo 130.
- Exportación de tus datos en un formato abierto (CSV o Excel). Es tu seguro contra depender de un solo proveedor.
Preguntas que debes hacerte antes de elegir
¿Cuántas facturas emites al mes?
Si emites cinco facturas al mes, una herramienta sencilla y barata es suficiente. Si emites cientos o tienes facturas recurrentes (suscripciones, cuotas mensuales), busca automatización de facturas periódicas y recordatorios de cobro.
¿Trabajas con clientes de otros países?
Si facturas a empresas de la Unión Europea o fuera de ella, el programa debe permitir operaciones sin IVA con las menciones legales correctas y varios idiomas o monedas. No todos lo hacen bien.
¿Tienes gestoría?
Pregunta a tu gestoría qué formatos le facilitan el trabajo. Algunos programas permiten dar acceso directo al asesor o enviarle los libros de facturas cada trimestre. Eso ahorra correos y evita errores de transcripción.
¿Necesitas algo más que facturar?
Hay programas que solo facturan y otros que incluyen contabilidad, conciliación bancaria, presupuestos, control de proyectos o inventario. Más funciones suelen significar más precio y más curva de aprendizaje. Si solo quieres facturar, no pagues por un sistema contable completo.
VeriFactu: qué debes exigir
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria. La norma exige que los programas de facturación cumplan requisitos técnicos de integridad, trazabilidad y conservación de los registros, y que no permitan alterar las facturas sin dejar constancia. La fecha en la que será obligatorio para autónomos se ha ido aplazando, así que comprueba en la web de la Agencia Tributaria cuál es el calendario vigente.
Por eso, al elegir programa, pregunta al proveedor:
- Si su software está adaptado o en proceso de adaptación a VeriFactu.
- Si genera el registro de facturación y el código QR que exige la normativa.
- Si te permite elegir entre enviar las facturas a la Agencia Tributaria o conservarlas con el sistema de no verificable, según lo que corresponda a tu caso.
- Si publica una declaración responsable del fabricante, que es la forma de acreditar que cumple.
Si un programa no sabe responderte con claridad, es una señal de alerta.
Cómo comparar opciones sin perder una semana
- Haz una lista de imprescindibles (por ejemplo, facturas recurrentes y exportación) y otra de deseables.
- Elige dos o tres candidatos y abre una cuenta de prueba en cada uno.
- Crea las mismas cinco facturas en todos: una normal con IVA, una con retención de IRPF, una rectificativa, una a un cliente extranjero y una recurrente.
- Mira el resultado: ¿el PDF es claro?, ¿los totales son correctos?, ¿cuántos clics necesitas?
- Revisa el precio real, no solo el de entrada: límites de facturas, usuarios, soporte y cargos por funciones que luego necesitas.
- Prueba la exportación antes de pagar. Si no puedes sacar tus datos, no te quedes.
Precios: qué mirar
Los precios y los planes cambian con frecuencia, así que consulta siempre la web de cada proveedor. Fíjate en estas diferencias:
- Plan gratuito o de prueba: sirve para evaluar, pero comprueba sus límites (número de facturas, clientes, historial).
- Plan de pago mensual o anual: el anual suele salir más barato, pero te compromete más. Empieza por el mensual si dudas.
- Costes ocultos: usuarios adicionales, módulos de contabilidad o bancos conectados que se cobran aparte.
Recuerda que la cuota del programa es un gasto deducible de tu actividad, siempre que lo uses para ella y guardes la factura. Tienes más detalles en nuestra guía de gastos deducibles del autónomo.
Errores frecuentes al elegir
- Elegir por el precio más bajo y descubrir meses después que no exporta datos o no se adapta a VeriFactu.
- Cambiar de programa a mitad de año sin conservar las facturas del anterior. Si cambias, exporta todo y guarda los PDF.
- No comprobar la numeración al migrar: la serie debe continuar sin saltos.
- Delegarlo todo sin entenderlo. Aunque lo lleve tu gestoría, tú firmas las facturas: revisa que los datos de tus clientes y los tipos de IVA son correctos.
Cuándo cambiar de programa
Plantéate cambiar cuando pierdas más tiempo con el programa que con el trabajo, cuando necesites funciones que no tiene o cuando el proveedor no se adapte a la normativa. Antes de cambiar, exporta todo, conserva los PDF y mantén el acceso unos meses por si surge una inspección o una duda.
Resumen
Elige el programa más sencillo que cubra tus necesidades reales, comprueba que exporta tus datos, pregunta por VeriFactu y pruébalo con facturas reales antes de pagar. Para decisiones concretas sobre tu situación fiscal, consulta con tu gestoría. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional.