Gastos deducibles del autónomo: qué puedes desgravar y qué no
Deducir gastos es la forma legal de pagar menos IRPF e IVA, pero también es donde más errores se cometen: unos dejan de deducir cosas que sí podían y otros deducen de más y se arriesgan a una regularización. Esta guía te explica la lógica para decidir cada caso.
Las tres condiciones de un gasto deducible
En la estimación directa, que es el método más habitual, un gasto se puede deducir si cumple a la vez tres cosas:
- Está vinculado a tu actividad. Debe servir para obtener ingresos. Un portátil que usas para trabajar sí; el que usa tu hijo para jugar, no.
- Está justificado. Necesitas una factura completa a tu nombre o al de tu actividad, con NIF, fecha, concepto, base e IVA. Un simple tique solo vale en casos muy concretos.
- Está registrado. Debe aparecer en tus libros de gastos del ejercicio en que se produce.
Si falla una de las tres, la deducción es discutible. Guarda siempre la factura, aunque pagues con tarjeta personal.
Gastos que casi siempre se pueden deducir
Estos son los más comunes y los menos conflictivos:
- Cuota de autónomos a la Seguridad Social.
- Material y herramientas: ordenador, móvil, mobiliario de trabajo, programas y suscripciones de software.
- Servicios profesionales: gestoría, abogado, diseñador, formación relacionada con tu actividad.
- Publicidad y marketing: dominio, hosting, anuncios, tarjetas, rotulación.
- Alquiler de local o coworking, con su IVA.
- Seguros de la actividad, como el de responsabilidad civil.
- Comisiones bancarias de la cuenta que usas para el negocio.
Un ordenador de 1.200 € más IVA, usado solo para trabajar, se deduce de dos formas: el IVA soportado lo restas en el modelo 303 y el gasto lo restas en tu rendimiento para el IRPF. Los bienes de más valor suelen amortizarse según tablas oficiales en lugar de deducirse de golpe, así que pregunta cómo hacerlo a tu gestoría.
Los casos que más dudas generan
Trabajar desde casa
Puedes deducir una parte de los suministros (luz, agua, gas, internet) si trabajas en una vivienda de tu propiedad o alquilada. La regla general es proporcional: calculas el porcentaje de metros de la vivienda dedicados a la actividad y aplicas un 30 % a esa parte de los suministros. Por ejemplo, si dedicas el 10 % de la casa y pagas 100 € al mes de suministros, la deducción sería el 30 % de 10 €, es decir, 3 € al mes. Es poco, pero se suma durante el año. Debes poder demostrar que ese espacio se usa para trabajar y comunicar el dato a la Agencia Tributaria si te lo piden.
El coche
Aquí hay más riesgo. Como norma general, el vehículo solo es deducible si se usa de forma exclusiva para la actividad, y la Agencia Tributaria suele presumir un uso mixto cuando el coche también es tu transporte personal. Hay excepciones para ciertas actividades (transporte de mercancías, representantes comerciales, autoescuelas, taxi y similares). Si tu caso no está entre ellas, consulta antes de deducir combustible, seguro y mantenimiento.
Comidas y dietas
Las comidas en restaurante pueden ser deducibles como gastos de manutención si se hacen en el desarrollo de la actividad, se pagan por medios electrónicos y tienes factura. Existen límites diarios: en España, 26,67 € sin pernoctar y 53,34 € si pernoctas. Una comida con un cliente pagada en efectivo sin factura no sirve.
Ropa y gastos personales
La ropa es deducible solo cuando es específica de la actividad (uniformes, equipos de protección). La ropa de calle no lo es, aunque la uses para ir a reuniones.
Gastos que no debes deducir
- Multas y sanciones.
- Gastos personales o familiares.
- Regalos desproporcionados sin justificación.
- Cualquier gasto sin factura a tu nombre.
Un método sencillo para no equivocarte
- Pide siempre factura completa con tus datos fiscales.
- Anota el gasto en cuanto lo pagues, no a fin de trimestre.
- Guarda las facturas en una carpeta digital por trimestre, durante al menos cuatro años, que es el plazo habitual de prescripción.
- Ante la duda, pregunta. Una consulta a la gestoría cuesta menos que una sanción.
- Usa una cuenta bancaria exclusiva para la actividad, para que cada pago quede justificado.
Gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada puedes aplicar además una deducción por gastos de difícil justificación (un 5 % del rendimiento neto con un límite anual). Sirve para cubrir pequeños gastos que no puedes demostrar uno a uno, pero no sustituye a las facturas de los gastos importantes. Comprueba el porcentaje y el límite vigentes antes de usarlo.
Qué hacer con los gastos que dudas
Si tienes dudas sobre un gasto concreto, guarda la factura y marca el gasto en tu registro como pendiente de consulta. Revísalo con tu gestoría al preparar el trimestre. Con el tiempo irás reconociendo qué entra y qué no.
Fuentes oficiales
Los criterios cambian y dependen de tu actividad y régimen, así que contrasta siempre con la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con tu gestoría. Este artículo es informativo y no sustituye asesoramiento profesional.